Avant de créer le plan de salle, il faut recueillir les informations essentielles auprès de la salle ou du propriétaire du lieu. Un plan théorique ne suffit pas toujours : la configuration peut changer selon le concert, la taille de la scène, les équipements techniques ou les règles de sécurité applicables à l’événement.

Demandez notamment :

• les dimensions de la salle ;
• l’emplacement exact de la scène ;
• le nombre de places assises disponibles ;
• la capacité maximale de la fosse ou du parterre ;
• la position des entrées et des sorties ;
• les emplacements réservés aux personnes à mobilité réduite ;
• les zones occupées par la régie, les barrières ou le matériel technique ;
• les éventuelles places masquées ou à visibilité réduite.

Cette première étape permet de partir d’une base réaliste. Elle évite aussi d’intégrer dans la billetterie des places qui ne pourront finalement pas être proposées au public.

Le choix du placement dépend du style de concert, du lieu et de l’expérience que vous souhaitez proposer au public. Il existe plusieurs configurations courantes.

Le placement libre

Avec un placement libre, le billet donne accès à une zone mais ne garantit pas une place précise. C’est une configuration fréquente pour les concerts debout, notamment dans les petites salles, les clubs et les festivals.

Le placement libre est simple à comprendre et rapide à gérer. Il permet aussi de modifier plus facilement la capacité ou l’organisation de la salle. En contrepartie, il faut prévoir une bonne gestion des files d’attente et des accès afin d’éviter les mouvements de foule ou les incompréhensions à l’entrée.

Le placement assis non numéroté

Dans ce cas, le public dispose d’une place assise mais choisit son emplacement au moment de son arrivée. Cette solution peut convenir à certaines salles de spectacle ou à des concerts avec plusieurs zones de gradins.

Elle nécessite une signalétique claire et une équipe d’accueil capable d’orienter les spectateurs vers les zones correspondantes.

Le placement numéroté

Avec un placement numéroté, chaque billet indique une rangée et un numéro de siège. Le spectateur choisit sa place au moment de l’achat, directement sur le plan de salle.

Cette configuration est particulièrement adaptée aux concerts assis, aux salles avec gradins et aux événements pour lesquels le confort et la visibilité sont importants. Elle réduit également l’incertitude pour le public : chacun sait où il sera installé avant son arrivée.

Le placement mixte

Un concert peut combiner plusieurs types de placement. Par exemple :

• une fosse debout devant la scène ;
• des gradins assis derrière la fosse ;
• une zone premium ou VIP ;
• des places réservées aux personnes à mobilité réduite et à leurs accompagnateurs.

Le placement mixte est souvent le plus intéressant pour les concerts, mais aussi le plus exigeant à paramétrer. Chaque zone doit être clairement identifiée, avec sa propre capacité, son propre tarif et ses conditions d’accès.

Une fois le type de placement choisi, il faut découper la salle en zones cohérentes. Pour un concert, les zones peuvent être définies selon leur position par rapport à la scène, leur niveau de confort ou les services inclus.

Exemples de zones possibles :

• fosse debout ;
• parterre assis ;
• gradin bas ;
• gradin haut ;
• balcon ;
• carré or ;
• espace VIP ;
• visibilité réduite ;
• zone réservée aux professionnels ou aux invités.

Chaque zone doit être compréhensible en un coup d’œil. Évitez de multiplier les catégories si cela rend l’achat difficile. Le public doit pouvoir répondre rapidement à trois questions : où se trouve la zone, quelle visibilité offre-t-elle et quel est son tarif ?

La visibilité est un critère essentiel pour un concert. Deux places situées à quelques mètres l’une de l’autre peuvent offrir une expérience très différente selon la hauteur de la scène, la présence de poteaux, la position de la régie ou l’installation d’écrans et de projecteurs.

Avant de mettre les billets en vente, identifiez :

• les places avec une visibilité directe sur la scène ;
• les places avec une visibilité partielle ;
• les places situées derrière un obstacle ;
• les zones éloignées mais bénéficiant d’un écran ;
• les sièges qui ne doivent pas être commercialisés.

Si certaines places ont une visibilité réduite, indiquez-le clairement au moment de la vente. Vous pouvez aussi leur appliquer un tarif spécifique. Cette transparence limite les réclamations et aide le public à choisir en connaissance de cause.

Le plan de salle doit intégrer les espaces réservés aux personnes à mobilité réduite ainsi qu’à leurs accompagnateurs. Ces emplacements doivent être facilement accessibles et ne pas être ajoutés comme de simples sièges ordinaires.

Il faut également tenir compte :

• des accès sans marche ou avec une rampe ;
• de la largeur des circulations ;
• de la proximité des sanitaires accessibles ;
• de la visibilité depuis les emplacements dédiés ;
• de la possibilité pour un accompagnateur de s’installer à proximité.

Les modalités exactes dépendent du lieu et du type d’événement. Il est donc important de les valider avec la salle et les équipes chargées de l’accueil du public avant l’ouverture des ventes.

Le plan de salle peut servir directement à construire la grille tarifaire du concert. Les zones les mieux placées peuvent être proposées à un tarif supérieur, tandis que les zones plus éloignées ou à visibilité réduite peuvent bénéficier d’un prix différent.

Vous pouvez également prévoir :

• un tarif plein ;
• un tarif réduit ;
• un tarif early bird ;
• un tarif étudiant ;
• un tarif enfant ;
• un tarif groupe ;
• une offre VIP ;
• des invitations ou des quotas professionnels.

Pour éviter les erreurs, associez chaque tarif à une zone et à une capacité précise. Vérifiez aussi les règles de cumul : un billet early bird peut-il être vendu dans toutes les zones ? Les invitations sont-elles valables pour la fosse et les gradins ? Les tarifs réduits sont-ils disponibles jusqu’au jour du concert ?

Une grille tarifaire claire facilite la gestion des ventes et permet d’éviter les modifications manuelles de dernière minute.

Une fois le plan validé, il doit être reproduit dans votre outil de billetterie. Le niveau de détail dépend du type de placement choisi.

Pour un concert debout, il peut suffire de créer une ou plusieurs zones avec un quota de billets. Pour un concert assis, il faut généralement représenter les rangées, les sièges, les accès et les catégories tarifaires.

Lors du paramétrage, contrôlez notamment :

• le nombre total de billets disponibles ;
• le nombre de places par rangée ;
• la numérotation des sièges ;
• les sièges bloqués ou réservés ;
• les quotas par tarif ;
• les places dédiées aux invitations ;
• les éventuelles places à visibilité réduite ;
• la cohérence entre le plan affiché et la salle réelle.

Un plan de salle interactif aide le spectateur à choisir sa place et réduit les demandes adressées à l’organisateur. Il permet également de visualiser rapidement les places encore disponibles et le rythme de remplissage de chaque zone.

Avant de communiquer le lien de billetterie, réalisez plusieurs achats de test. Ces tests doivent être effectués depuis le point de vue du spectateur.

Vérifiez que :

• le plan est lisible sur ordinateur et sur mobile ;
• les zones sont correctement nommées ;
• les tarifs affichés correspondent aux bonnes places ;
• les sièges déjà sélectionnés ne peuvent pas être achetés une seconde fois ;
• les places bloquées ne sont pas visibles par erreur ;
• les informations du billet indiquent clairement la zone, la rangée et le siège ;
• le parcours de paiement ne comporte pas d’étape incompréhensible.

Il est conseillé de faire tester le parcours par une personne qui ne connaît pas le paramétrage. Elle repérera plus facilement les intitulés ambigus ou les informations manquantes.

Le plan de salle ne sert pas uniquement à vendre des billets. Il doit aussi être utile aux équipes le jour de l’événement.

Les équipes d’accueil doivent connaître :

• la position des différentes zones ;
• les accès correspondants ;
• les entrées réservées à certains billets ;
• l’emplacement des personnes à mobilité réduite ;
• les zones interdites au public ;
• la procédure en cas de billet incorrect ou de changement de place.

Prévoyez une version simple du plan pour les agents d’accueil et le contrôle des billets. Une signalétique cohérente entre le billet, le plan en ligne et les panneaux installés dans la salle permet de fluidifier les déplacements.

Certaines erreurs reviennent régulièrement lors de la création d’un plan de salle pour un concert :

Reproduire un ancien plan sans le vérifier

La configuration d’une salle peut évoluer. Une scène plus grande, une nouvelle régie ou des travaux peuvent modifier le nombre de places disponibles.

Vendre des places avec une visibilité incertaine

Une place difficile à situer ou masquée par un équipement peut entraîner des réclamations. Il est préférable de la bloquer ou de la présenter comme une place à visibilité réduite.

Mélanger les règles de placement

Le public doit comprendre immédiatement si le billet donne accès à une zone ou à un siège précis. Des intitulés comme « fosse », « parterre » ou « carré or » doivent être expliqués si leur signification n’est pas évidente.

Oublier les invitations et les quotas

Les invitations, les places réservées aux partenaires et les quotas professionnels doivent être intégrés dès le début. Sinon, ils risquent de réduire la capacité réellement vendable ou de provoquer des blocages au moment de l’ouverture des ventes.

Ne pas tester sur mobile

Une grande partie des billets est achetée depuis un smartphone. Un plan lisible sur ordinateur peut devenir difficile à utiliser sur un petit écran. Le parcours mobile doit donc faire partie des tests avant publication.

Créer un plan de salle pour un concert demande de prendre en compte la configuration du lieu, la visibilité de la scène, le type de placement, les tarifs et l’accessibilité. Le plan doit être fidèle à la réalité et suffisamment simple pour être compris par le public comme par les équipes d’accueil.

Pour un concert debout, une organisation par zones et par quotas peut suffire. Pour un concert assis ou mixte, un plan interactif avec des places numérotées permet de proposer une expérience d’achat plus précise et de mieux suivre les ventes.

En intégrant le plan directement à la billetterie, vous facilitez le choix du public, réduisez les erreurs de réservation et disposez d’une vision plus claire du remplissage de chaque zone. Avec Eventim.Light, vous pouvez organiser vos catégories, vos tarifs et vos quotas selon la configuration de votre concert, puis suivre les ventes depuis un même outil. Retrouvez nos différentes fonctionnalités pour créer votre plan de salle.